A parceria com um provedor de suporte digital é adequada para sua empresa?

As empresas de consultoria em crescimento podem expandir a sua capacidade, preencher uma lacuna de competências e expandir os seus negócios utilizando os serviços de um fornecedor de suporte digital ou de um parceiro administrativo terceirizado. Administradores virtuais e paraplanejadores podem fornecer alívio oportuno e liberar os consultores para se concentrarem no que fazem de melhor: construir e aprofundar relacionamentos com os clientes. Tal acordo faria sentido para sua empresa? Aqui, meu colega KC Olsen e eu oriento você nas responsabilidades que os provedores de suporte digital oferecem, além de descrever o que procurar em um parceiro e como gerenciar a parceria.

O que os provedores de suporte digital fazem para empresas de consultoria?

Especialistas virtuais ou terceirizados totalmente treinados e experientes são contratados por uma empresa de consultoria para apoiar consultores financeiros e seus clientes. É uma alternativa econômica à contratação e integração de funcionários em tempo integral. Por sua vez, você será capaz de dimensionar as capacidades e conjuntos de habilidades da sua empresa. Para uma empresa em modo de crescimento que não está pronta para se comprometer com mais pessoal, isto significa que não terá de arcar com os custos de salários, benefícios e recursos envolvidos na integração, formação e certificação.

Considere as diferentes funções às quais você pode ter acesso:

Administradores virtuais. Esses indivíduos dedicam-se à sua empresa por um determinado período de tempo (por exemplo, de 8 a 24 horas) por semana. Eles se tornam membros de sua equipe, trabalhando ao lado de sua equipe e interagindo com os clientes quando apropriado.

As responsabilidades variam e podem incluir fazer ligações e enviar e-mails, agendar reuniões, preparar papelada, abrir novas contas, inserir notas de clientes e ajudar com faturamento, suporte de CRM e entrada de dados. O administrador digital usará seus sistemas para que as interações externas pareçam apenas mais um membro de sua equipe.

A Commonwealth desenvolveu recentemente vários programas de estilo de administração digital para nossos consultores afiliados. Em nosso programa VA Traditional, um profissional de operações dedicado trabalha com sua empresa em meio período por seis meses ou mais. Uma nova opção, VA OnDemand, oferece consultores que lidam com um evento imprevisto ou com falta de tempo com uma equipe reunida de profissionais de operações.

Paraplanejadores virtuais. Semelhante aos administradores virtuais, no sentido de que se tornam uma parte importante da equipe de uma empresa, os paraplanejadores virtuais têm responsabilidades específicas. Eles auxiliam o consultor na preparação de planos financeiros, ao mesmo tempo que ampliam a capacidade de planejamento financeiro da empresa e o número de clientes que um consultor pode atender.

Esses planejadores são altamente treinados e credenciados e sabem como usar uma variedade de softwares de planejamento para desenvolver um plano personalizado e abrangente que incorpore o processo de planejamento e as preferências de modelagem do consultor.

Danette Lowe, CFP®, fundadora da TruNorth Wealth Administration, usou o Commonwealth’s Programa de Paraplanejamento Digital (VPP) para ganhar mais tempo para ficar com os clientes. “Dos cinco planos selecionados até agora, cada um culminou na busca de clientes por serviços adicionais, como seguro de vida com cuidados de longo prazo. Não posso elogiar suficientemente os paraplanejadores pelo seu excelente trabalho”, disse Lowe. “A experiência deles não só me economizou tempo, mas também aumentou o valor que ofereço aos meus clientes.”

A parceria com um provedor de serviços virtuais é best para você?

Se você pensou em terceirizar para uma equipe digital, a resposta pode depender de você estar enfrentando um problema de pessoal de curto ou longo prazo.

• Se sua equipe estiver sobrecarregada, passando por um evento de continuidade ou precisar desenvolver capacidade, uma parceria digital pode oferecer suporte em um momento importante. Você poderia revisitar a estratégia daqui a seis meses a um ano.

• Se você vir uma oportunidade de retirar algumas tarefas administrativas das responsabilidades de um membro da equipe para atribuir-lhes novas responsabilidades ou expandir sua função, os administradores virtuais podem fornecer-lhes o espaço necessário para tentar coisas novas.

• Se você deseja converter para novos programas de software program de planejamento, um planejador digital pode apresentá-los a você ou à equipe.

• Se sua empresa é desacelerandoos administradores virtuais podem colocar seus livros em ordem.

• Se sua empresa usa uma plataforma tecnológica que normalmente não é suportada por provedores de serviços virtuais, você poderá descobrir que contratar um funcionário em tempo integral é uma opção melhor do que terceirizar.

O que procurar em um provedor de suporte digital

O escopo de trabalho de cada empresa irá variar, assim como as capacidades do fornecedor digital. Lembre-se de manter estes fatores em mente ao fazer sua pesquisa:

Focado na indústria. Um administrador digital que não se especialize no trabalho de consultores exigiria um treinamento significativo. Portanto, pergunte sobre o treinamento e a certificação dos especialistas que você está trazendo. Por exemplo, os administradores virtuais da Commonwealth completam um programa de treinamento imersivo de oito semanas. “O acesso à ajuda em tempo parcial, juntamente com a facilidade de não ter que fornecer treinamento, impacta significativamente nossa capacidade de expandir nossos negócios”, disse Carrie Coghill, CFP®, AIF®, presidente e CEO da Coghill Funding Methods, que usa o Commonwealth’s Programa VA Clássico.

Confiabilidade e experiência. Com que facilidade essa equipe particular person ou digital pode se tornar parte da sua? Informe-se sobre os cronogramas de integração e como os administradores virtuais ou paraplanejadores se preparam para ajudar sua empresa. Por exemplo, quais certificações os paraplanejadores possuem (por exemplo, designações CFP®, CPWA® e ChFC®)?

Costumização. Qualquer pessoa que trabalhe em nome de sua empresa deve se adaptar à sua maneira de fazer negócios. Por exemplo, isso pode incluir representar sua marca em uma ligação telefônica de um cliente ou, para um paraplanejador, ajustar recomendações com base nas estratégias de sua empresa e nas circunstâncias de cada cliente.

Conformidade e segurança. Você deseja confirmar se o seu provedor de serviços segue os mesmos protocolos da sua empresa, incluindo verificações de antecedentes. Como funciona o emprego deles com o seu provedor de serviços (por exemplo, os administradores virtuais e paraplanejadores da Commonwealth são funcionários da empresa em tempo integral e avaliados)?

Consistência. Os especialistas permanecerão na sua empresa por um determinado período de tempo ou você terá que atualizar frequentemente pessoas diferentes sobre os métodos da sua empresa? Idealmente, o mandato deles será longo o suficiente (pelo menos seis meses) para que eles entendam os procedimentos exclusivos da sua empresa e desenvolvam a confiança de você, de seus clientes e de sua equipe.

Gestão de desempenho. O prestador de serviço deve cuidar da gestão de seus funcionários, economizando ainda mais o tempo da sua empresa. Você vai querer entender até que ponto seu provedor preencherá essa função, já que você não quer que a parceria gere mais trabalho para você. “A equipe VA atua como uma ajuda additional, fornecendo suporte essencial sem nos sobrecarregar com questões de RH ou de ethical”, disse Michael Paris, AIF®, CPFA®, da Paris Worldwide. “Além disso, seu sistema de backup garante operações perfeitas mesmo quando estão temporariamente indisponíveis.”

Integração e gerenciamento de equipes de suporte digital

Embora o best seja que o provedor de serviços cuide dos recursos humanos e do lado de desempenho de sua equipe de suporte digital, você precisará dedicar algum tempo ajudando-os a entender sua empresa e como você opera. Você deve estar preparado para explicar seu negócio, incluindo o que precisa ser feito e por quê. Você pode oferecer uma lista de pontos de discussão para que eles conheçam sua marca, pois estarão representando sua empresa. Você também vai querer reservar um tempo para check-ins regulares.

Economizando tempo e apoiando o sucesso da empresa

A decisão de trazer suporte externo se resume a entender se esse acordo pode tornar suas operações mais eficientes ou ajudá-lo a expandir o negócio. A parceria com um provedor de suporte digital pode fazer sentido para aliviar a carga de trabalho, preencher uma lacuna, melhorar o atendimento ao cliente, obter acesso a um conhecimento específico ou expandir a capacidade.

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