Navegando no cenário regulatório para consultores de investimento

Como um nativo da Nova Inglaterra, certas coisas são esperadas de mim. Um humor seco. Uma obsessão por esportes em Boston. Saber como Pão meu cah em Havahd sim. Apreciando um bom rolinho de lagosta em um dia quente de verão no Maine enquanto olho para um farol pitoresco. Toda vez que saboreio aquele crustáceo doce e amanteigado e a vista que o acompanha, meus pensamentos inevitavelmente voltam para meu trabalho diário com empresas de consultoria de investimentos.

Em specific, penso em empresas sem equipe de conformidade em tempo integral dedicada a avaliar o cenário regulatório atual para consultores de investimento. Quero saber como posso dar o melhor suporte a essas empresas para que elas possam passar o máximo de tempo possível focadas na coisa mais importante — seus clientes.

Para consultores que trabalham comigo e com outros consultores de conformidade em Equipe de consultoria RIA da Commonwealthuma pergunta sempre surge: “No que não estou pensando?” É uma pergunta razoável feita por consultores que querem legitimamente fazer a coisa certa, tanto por seus clientes quanto pelos reguladores. Dadas as demandas de consultores que operam seu próprio consultor de investimento registrado (RIA), raramente sobra tempo para planejar mudanças nas expectativas de conformidade. Então, reuni algumas áreas regulatórias de foco que merecem atenção no cenário atual.

Comunicações fora do canal

As comunicações off-channel têm sido uma área de foco specific para reguladores. Desde 2022, nada menos que 40 empresas, tanto corretoras/negociantes quanto consultores de investimentos, foram multadas em um whole combinado de mais de US$ 1 bilhão por não capturar, reter e monitorar adequadamente as comunicações relacionadas aos negócios.

Em um Comunicado de imprensa de setembro de 2022, por exemplo, a SEC disse que “os funcionários de 18 empresas se comunicavam rotineiramente sobre assuntos comerciais usando aplicativos de mensagens de texto em seus dispositivos pessoais. As empresas não mantiveram ou preservaram a maioria substancial dessas comunicações off-channel. Ao deixar de manter e preservar os registros necessários relacionados aos seus negócios, as ações das empresas provavelmente privaram a Comissão dessas comunicações off-channel em várias investigações da Comissão.”

Considere tomar medidas práticas para mitigar o risco de não conformidade da sua empresa nessa área.

• Lembre regularmente a equipe sobre o problema. Deixe-os saber que há um risco financeiro para sua empresa, considerando multas previamente cobradas de outras empresas. Esses lembretes podem assumir qualquer forma, desde que sejam documentados (por exemplo, reuniões de conformidade anuais ou regulares e e-mails). Deixe claro que, assim como qualquer violação de política da empresa, há consequências para a não conformidade, incluindo rescisão.

• Informe a equipe sobre como eles podem se comunicar. Contas de e-mail hospedadas não são o único método permitido para comunicações relacionadas a negócios. Por exemplo, clientes e clientes em potencial podem desejar se comunicar com sua equipe usando funções de mensagens de mídia social. Certifique-se de que sua equipe saiba quais plataformas estão sendo monitoradas e são aprovadas para uso e quais não são. Provedores de serviços de conformidade como a International Relay oferecem uma variedade de recursos de captura para mensagens de mídia social, mensagens de texto e muito mais.

• Teste seu programa de conformidade. Testes personalizados podem revelar casos em que sua equipe pode estar usando métodos de comunicação não aprovados. Por exemplo, tente usar frases em seu léxico de monitoramento de comunicações como “mande uma mensagem para mim”, “mande uma mensagem para você” ou “coloque off-line” e veja se obtém algum resultado. Ações corretivas podem ser necessárias. Como sempre, documente seus esforços como parte de seu relatório anual programa de conformidade testes para que você possa “mostrar seu trabalho” a um regulador, se solicitado.

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Produtos Complexos

Os reguladores têm visto os “produtos complexos” com suspeita há anos. Prioridades do exame da SEC para 2024 citou o foco contínuo da Comissão em consultoria de investimento em torno de produtos, estratégias e tipos de contas, particularmente para:

• Produtos complexos, como derivativos e ETFs alavancados

• Produtos de alto custo e ilíquidos, como anuidades variáveis ​​e REITs não negociados

• “Estratégias não convencionais”, incluindo aquelas que pretendem abordar o aumento das taxas de juro

Se sua empresa usa esses tipos de produtos em portfólios personalizados ou modelo, considere tomar medidas para mitigar seu risco durante um exame regulatório:

• Realizar a devida diligência razoável. Analise cuidadosamente tanto o produto quanto o patrocinador do produto, não apenas quando você começar a usar um produto, mas também de forma contínua. Verifique se o produto tem uma base de ativos substancial e um histórico de longo prazo estabelecido. Para o histórico do patrocinador do produto, analise quaisquer litígios recentes e questões regulatórias para entender sua postura de segurança da informação e posição financeira com base nas demonstrações financeiras auditadas mais recentes. Como parte desse processo, você pode precisar tomar decisões difíceis sobre quantos produtos podem ser razoavelmente supervisionados de forma contínua.

• Procure outras opções. Decide se há produtos menos complexos comparáveis ​​no mercado. Se sim, você poderia explicar razoavelmente a um regulador por que incluiu o produto mais complexo nos portfólios?

• Requer treinamento. Os consultores que desejam usar produtos complexos em portfólios de clientes devem receber treinamento especificamente adaptado a cada tipo de produto complexo incluído na plataforma da sua empresa. Este treinamento deve ser revisado regularmente para garantir que o conteúdo permaneça atualizado conforme os produtos evoluem. Tenha em mente que este treinamento pode assumir muitas formas. Para empresas menores, reuniões documentadas com consultores individuais que entendam completamente o produto e seus recursos, riscos e benefícios podem ser suficientes. Empresas maiores podem exigir cursos on-line por meio de um provedor de educação em conformidade como a RegEd antes de permitir que os consultores solicitem a venda do produto.

Seja qual for sua política, ela deve ser claramente definida em seu handbook de conformidade e monitorada para garantir a adesão. Além disso, as consequências para a não conformidade com a política devem ser aplicadas de forma consistente.

Honorários de consultoria

A SEC emitiu um alerta há três anos que pode ser considerado perene: “É importante que os clientes recebam informações oportunas e precisas sobre taxas e despesas ao contratar um consultor de investimentos porque cada dólar que um investidor paga em taxas e despesas é um dólar não investido para o benefício do investidor”, disse um relatório de 2021. Alerta de risco da SEC sobre cálculos de honorários de consultores de investimento.

Em praticamente todos os exames regulatórios, os examinadores analisarão as taxas dos clientes para garantir que (1) estejam sendo calculadas com precisão, (2) estejam de acordo com o contrato assinado com o cliente e (3) sejam consistentes com as tabelas de taxas divulgadas pela empresa no Formulário ADV Parte 2 e em outros lugares.

Para atender a essas expectativas, considere tomar as seguintes medidas para monitorar as taxas de consultoria:

• Crie um processo sólido e repetível para auditar taxas de clientes. Este processo pode assumir muitas formas, mas geralmente deve envolver a coleta de uma amostra representativa da base de clientes da sua empresa e a comparação das taxas cobradas com a taxa acordada ou cronograma memorializado no contrato do cliente. Documente suas descobertas e aborde quaisquer problemas específicos ou sistêmicos decorrentes da revisão.

• Revise as taxas ou tabelas de taxas usadas em sua empresa. Elas são consistentes com as informações divulgadas no Merchandise 5 do seu folheto do Formulário ADV Parte 2?

• Considere outras taxas e despesas que os clientes podem pagar. Por exemplo, taxas de transação, taxas de custódia e despesas internas de produtos devem ser revisadas regularmente para garantir que sejam razoáveis. Assim como em qualquer revisão desse tipo, documente-a em seus arquivos de conformidade.

Uma cultura de conformidade

As culturas não são mais apenas para placas de Petri. Em 2006, Lori Richards, então chefe do Workplace of Compliance Inspections and Examinations da SEC, disse que as empresas de serviços financeiros precisam de uma forte “cultura de conformidade”, o que significa promover um ambiente que encoraje o comportamento ético e a tomada de decisões em toda a organização. Richards acrescentou:

“Isso significa incutir em cada funcionário a obrigação de fazer o que é certo. Essa cultura sustentará tudo o que a empresa faz e deve ser parte do ethos essencial da empresa, de modo que quando os funcionários tomam decisões, grandes e pequenas, e independentemente de quem está na sala quando as tomam, e se advogados, reguladores, clientes ou qualquer outra pessoa está olhando, eles são guiados por uma cultura que reforça fazer o que é certo.”

Quase uma década depois, a necessidade de estabelecer uma forte cultura de conformidade persiste. Veja como:

• Certifique-se de que a conformidade comece no topo. A propriedade e a gestão da empresa devem apoiar a diretor de conformidade (CCO). Embora importante, dólares no orçamento não são o único caminho. Líderes seniores também precisam modelar as melhores práticas de conformidade, comunicar-se regularmente com a equipe sobre a importância de aderir às políticas da empresa e ser participantes ativos na criação e manutenção do programa de conformidade da empresa. A liderança sênior deve compartilhar informações com o CCO e a equipe de conformidade para garantir que, entre outras coisas, os conflitos de interesse da empresa sejam identificados, divulgados, monitorados e mitigados na medida do possível.

• Crie um programa de treinamento abrangente. Anteriormente, abordei a importância do treinamento específico para produtos complexos. Outros elementos do seu programa de treinamento devem incluir uma reunião anual de conformidade para discutir desenvolvimentos regulatórios recentes, riscos para a empresa, tópicos operacionais apropriados e (como abordarei em breve) um componente de ética.

• Tenha uma política de portas abertas. Se um membro da equipe identificar um possível problema de conformidade, ele deve se sentir capacitado a levar essa questão diretamente à alta gerência (o CCO ou outro) e ter certeza de que isso não o afetará negativamente.

• Crie uma ética cultura. A ética não é apenas um módulo de treinamento anual descartável. Tome medidas para garantir que o comportamento ético e a tomada de decisões forneçam a base da sua empresa.

• Evite minimizar o trabalho realizado pela equipe de conformidade. Embora as consultas da equipe de conformidade possam tomar tempo do trabalho importante que a liderança sênior realiza diariamente, lembre-se de que esses membros da equipe estão tentando manter você e sua empresa seguros. Reserve um tempo para trabalhar com eles para resolver quaisquer problemas identificados.

Iluminando o caminho a seguir

Manter o dedo no pulso dos reguladores é incrivelmente desafiador — a conformidade está em constante evolução, mesmo em tempos “normais”. O ritmo sem precedentes de regulamentação pela SEC nos últimos anos torna estes “tempos interessantes” para operar uma empresa de consultoria de investimentos. Embora regras novas ou atualizadas como a regra de advertising and marketing são essenciais para serem considerados como parte da estratégia geral de conformidade de uma empresa, mas não são as únicas coisas em que as empresas devem pensar.

Considerando que o cenário regulatório para consultores de investimento raramente, ou nunca, se torna menos desafiador, consultores de conformidade experientes podem servir como um recurso crítico. Eles podem mantê-lo atualizado sobre questões regulatórias críticas com base em sua experiência e atenção especial às tendências regulatórias. Assim como aquele farol do Maine, suas observações e insights guiam os consultores pela escuridão.

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